Caso di studio : Come un dirigente europeo ottimizza i suoi spostamenti grazie all’aviazione d’affari con AEROAFFAIRES

Il tempo non è solo una risorsa scarsa: è uno degli asset più strategici del business moderno. In un contesto economico in cui ogni opportunità può fare la differenza, la capacità di agire rapidamente – di essere nel posto giusto al momento giusto – può cambiare il corso di una negoziazione, accelerare una decisione o garantire una partnership chiave. I viaggi d’affari, a lungo gestiti come semplice funzione di supporto, sono ora fondamentali per le prestazioni dei team dirigenziali.

Quando un viaggio coinvolge diversi Paesi, contatti di alto livello e scadenze ravvicinate, l’aviazione d’affari diventa una leva concreta per l’efficienza e l’anticipazione. Lontano da rappresentazioni “bling-bling”, prendere un jet privato non è una questione di immagine o di prestigio. È soprattutto uno strumento di lavoro che permette di preservare l’essenziale: tempo utile, flessibilità e preparazione ottimale alle decisioni. Secondo le stime della rivista Capital, infatti, un amministratore delegato che compie una trentina di viaggi all’anno può risparmiare l’equivalente di un mese di lavoro utilizzando un jet privato: una chiara dimostrazione di quanto sia importante risparmiare tempo.

Questo caso di studio illustra come AEROAFFAIRES, broker di compagnie aeree da oltre 30 anni, abbia aiutato il CEO di un gruppo europeo specializzato in tecnologie per la mobilità sostenibile a preparare e realizzare un tour strategico in Europa. Una missione articolata su tre giorni, tre Paesi, tre sfide diverse, con un’unica esigenza centrale: risparmiare tempo.

Il contesto dell’incarico di trasporto aereo con AEROAFFAIRES

La missione che attende questo dirigente è decisiva su scala europea. Il cliente è l’amministratore delegato di un gruppo industriale francese che opera nel settore dei sistemi di mobilità a basse emissioni. La sua azienda ha diversi siti produttivi in Europa, mantiene partnership tecnologiche con fornitori specializzati e partecipa regolarmente a think tank internazionali su energia e innovazione. In altre parole, la sua agenda è meticolosa e i suoi viaggi spesso strategici.

Per questo particolare tour, il programma è particolarmente denso, con tre obiettivi principali:

• Visitare una fabbrica partner a Stoccarda per convalidare l’avvio di una nuova linea di produzione. In loco, l’obiettivo è verificare che questo sito industriale sia in grado di aumentare i propri volumi senza intoppi, condizione essenziale per l’imminente lancio di un nuovo prodotto.
• Incontro con un fornitore strategico a Milano per firmare un accordo di fornitura pluriennale. Questo fornitore fornisce un componente chiave e la stipula di un contratto pluriennale garantirà la catena di approvvigionamento del Gruppo, evitando carenze e fluttuazioni di prezzo.
• Intervento a Parigi a un forum internazionale sull’innovazione energetica, alla presenza di decisori pubblici e investitori. Il CEO sarà invitato a parlare all’evento, dando all’azienda un profilo elevato e un’opportunità di networking di alto livello.

Tre incontri critici, in tre ambienti distinti (industriale, commerciale, istituzionale), per tre giorni consecutivi, con tempi molto stretti. Il team di gestione ha naturalmente iniziato a considerare i collegamenti aerei commerciali per collegare queste tappe, ma molto presto sono emersi i limiti.

Vincoli individuati con i voli commerciali:

• Collegamenti obbligatori. Non esisteva una rotta diretta che potesse collegare in modo efficiente Stoccarda, Milano e poi Parigi nel tempo a disposizione. Il manager avrebbe dovuto fare diversi scali e cambiare aereo, con il rischio di perdere una coincidenza in caso di ritardo.
• Orari inadeguati. I voli di linea disponibili nelle date richieste non corrispondono alle esigenze delle riunioni. Ad esempio, l’unico volo da Parigi a Stoccarda del mattino è arrivato troppo tardi per la visita in fabbrica delle 10, costringendo i partecipanti a partire il giorno prima e a trascorrere una notte in più sul posto.
• Tempo perso nei terminal. Anche se ottimizzato, ogni volo commerciale ha la sua parte di attesa: check-in, controlli di sicurezza, imbarco, sbarco, ritiro dei bagagli, ecc.
• Aumento della stanchezza. I voli commerciali di andata e ritorno in tre giorni, con la mattina presto, i trasferimenti e lo stress delle scadenze, esaurirebbero il dirigente a scapito della sua efficacia durante le riunioni più importanti.
• Rischio di eventi imprevisti. Ritardi o cancellazioni di voli, scioperi, perdita di bagagli: tutti fattori incontrollabili che potrebbero far deragliare il programma critico del tour.

I calcoli sono chiari. Se l’azienda dovesse rispettare il programma dell’aviazione commerciale, perderebbe l’equivalente di due giorni lavorativi solo per i tempi di transito e di attesa. In altre parole, due giorni interi in cui il manager e il suo team non sarebbero stati produttivi sui loro dossier. Tra coincidenze mancate da evitare e notti in più in albergo, l’itinerario tradizionale diluirebbe notevolmente l’efficacia della missione.

L’assistente esecutivo, responsabile dell’agenda dell’amministratore delegato, svolge un ruolo decisivo in questo caso. Rendendosi conto del rischio di inefficienza, ha cercato un’alternativa. Ha contattato AEROAFFAIRES, un broker di aviazione d’affari con oltre trent’anni di esperienza, per studiare una soluzione su misura. La richiesta è stata inviata nel tardo pomeriggio dello stesso giorno… e la risposta non si è fatta attendere.

Intervento di AEROAFFAIRES, il servizio di concierge aereo leader in Europa

Analisi della richiesta

Appena contattato, il team di AEROAFFAIRES dedicato al cliente ha analizzato i parametri chiave del viaggio da organizzare:

• Numero di passeggeri: il dirigente viaggia con alcuni colleghi (da 4 a 6 persone). L’aereo deve essere in grado di ospitarli tutti comodamente e di permettere loro di lavorare a bordo.
• Itinerario con più destinazioni: Diverse tappe (Parigi – Stoccarda – Milano – ritorno a Parigi) in un breve lasso di tempo, con voli successivi e con l’aereo fermo in loco durante ogni incontro.
• Durata totale del viaggio: tre giorni intensi, con aereo ed equipaggio sempre in attesa. Il coordinamento deve essere meticoloso per garantire che ogni partenza, volo e arrivo avvengano al momento giusto.
• È richiesta la riservatezza: a bordo sono presenti documenti tecnici e contratti sensibili – è necessaria un’assoluta discrezione per lavorare serenamente durante i voli.
• Flessibilità del programma: il programma deve poter essere modificato fino al giorno prima in base all’andamento delle trattative (ad esempio, ritardando il decollo se una riunione si protrae).
• Coordinamento a terra: a ogni tappa, un autista privato attende sull’asfalto per portare il team direttamente all’incontro, senza passare per i terminal pubblici.

Grazie a questa analisi, in meno di due ore viene proposta una soluzione coerente e su misura.

Scelta dell’aereo

La missione richiedeva un jet leggero che fosse confortevole e avesse un’autonomia sufficiente per i voli intraeuropei diretti e senza scalo. AEROAFFAIRES ha proposto il Cessna Citation CJ4. Questo business jet offre una serie di vantaggi che corrispondono alle esigenze individuate:

• Capacità: fino a 6 passeggeri, ideale per l’amministratore delegato e il suo team.
• Cabina silenziosa: interni silenziosi e insonorizzati, ideali per lavorare indisturbati in volo. La spaziosa cabina è dotata di sedili in pelle reclinabili, ripiani per computer pieghevoli e ampi finestrini per l’illuminazione naturale.
• Autonomia estesa: circa 3.700 km di autonomia, che collocano il CJ4 tra i migliori della sua categoria e consentono voli diretti tra Parigi, Stoccarda e Milano senza rifornimento. Questo copre più che bene le esigenze dei viaggi in più città.
• Versatilità aeroportuale: il CJ4 può utilizzare piste relativamente corte (da ~1.500 m per il decollo). Può quindi atterrare in aeroporti commerciali secondari, più vicini a siti industriali o centri urbani, evitando i principali hub congestionati.

Il cliente ha accettato rapidamente questa opzione. Abituati a viaggiare attraverso l’aeroporto di Parigi-Le Bourget, apprezzano il fatto di poter accedere direttamente all’aeromobile, senza code o percorsi labirintici attraverso un terminal commerciale. A Le Bourget, l’aeroporto leader in Europa per l’aviazione d’affari, in genere passano solo 15 minuti dall’arrivo al terminal privato al decollo di un jet, mentre un volo di linea richiederebbe due ore di preavviso. Per questo dirigente, questo risparmio di tempo e la discrezione offerta fin dal momento dell’imbarco rappresentano un vantaggio decisivo.

Organizzazione logistica completa: un servizio porta a porta da AEROAFFAIRES

AEROAFFAIRES coordina quindi l’intera missione in modo esaustivo, prestando attenzione ai minimi dettagli logistici:

• Piano di volo su misura: l’orario di ogni volo viene adattato esattamente alle esigenze degli incontri. Ad esempio, se la visita in fabbrica termina alle 12.00, il jet decollerà poco dopo per Milano, evitando inutili ritardi. Al contrario, l’aereo non partirà finché il team non sarà pronto, offrendo un grado di flessibilità non disponibile sui voli di linea.
• Slot aeroportuali riservati: gli slot di atterraggio e decollo vengono ottenuti in anticipo dagli aeroporti di Stoccarda e Milano, per garantire che l’aereo possa partire e arrivare agli orari previsti, anche in caso di traffico intenso. Non c’è il rischio di volare in cerchio su un aeroporto congestionato.
• Auto con autista in pista: non appena l’aereo atterra a Stoccarda o a Milano, un veicolo privato attende il team ai piedi dell’aereo.
• Servizio di bordo personalizzato: a bordo dell’aereo viene fornito un servizio di catering specifico. I pasti leggeri, che tengono conto delle allergie e delle preferenze del dirigente, vengono serviti a bordo in modo da poter mangiare senza perdere tempo. Non vengono imposti pasti pesanti: il team può scegliere di lavorare o riposare durante il volo.
• Connessione internet in volo: il jet è dotato di Wi-Fi ad alta velocità, che garantisce al dirigente e al suo staff una connessione continua. Possono inviare e-mail, partecipare a videoconferenze o mettere a punto una presentazione durante il volo, proprio come se fossero in ufficio, il tutto in un ambiente riservato e sicuro.

L’obiettivo di questi accordi non è quello di aumentare il numero di servizi di lusso, ma di eliminare tutti gli attriti inutili. Dal piano di volo al trasporto a terra, tutto viene orchestrato per garantire che ogni transizione avvenga nel modo più fluido possibile. AEROAFFAIRES si occupa di coordinare tutto, consentendo ai manager di concentrarsi esclusivamente sulle questioni aziendali. Come dicono loro stessi: “Con l’aviazione d’affari, si rimane concentrati sulla propria missione e non ci si deve preoccupare della logistica del viaggio”. Questa filosofia guida l’organizzazione messa in atto per la missione.

Programma della missione

Giorno 1 – Parigi ✈ Stoccarda

Partenza: il jet privato decolla da Le Bourget alle 7.30 del mattino. L’imbarco è rapido e senza attese inutili: non appena il dirigente arriva al terminal business, si imbarca e l’aereo lascia la pista all’ora prevista.

Arrivo: alle 9.10 l’aereo atterra a Stoccarda. Un autista privato ha incontrato il team ai piedi dell’aereo e lo ha portato immediatamente al sito industriale, dove la visita è iniziata alle 10 circa.

Visita al sito: l’incontro si è svolto senza intoppi o ritardi. Per due ore, gli ingegneri del partner e l’amministratore delegato hanno esaminato la nuova linea di produzione e ne hanno approvato l’avvio. Grazie alla sua puntualità e concentrazione, il manager ha ottenuto tutte le informazioni necessarie e se n’è andato sicuro che la capacità produttiva aggiuntiva ci sarebbe stata.

Alla fine della giornata, il primo obiettivo è stato raggiunto senza eccessiva fatica. Il team approfitta della serata libera per riposare o preparare i rapporti, prima di affrontare il resto della missione.

Giorno 2 – Stoccarda ✈ Milano

Mattina: il secondo giorno non si corre contro il tempo per prendere un volo commerciale. Il dirigente può sbrigare qualche pratica da Stoccarda al mattino, con l’aereo privato che aspetta solo il suo segnale di partenza.

Decollo per Milano: nel primo pomeriggio, il jet lascia Stoccarda per Milano (circa 1 ora di volo). Durante il viaggio, il team mette a punto la strategia di negoziazione nella tranquillità della cabina e della connessione a Internet. Gli ultimi aggiustamenti al contratto di fornitura sono pronti per essere presentati all’atterraggio.

Arrivo e riunione: il CJ4 atterra direttamente all’aeroporto di Milano-Linate. In pochi minuti, il team raggiunge la sede del fornitore strategico. Il pomeriggio è stato dedicato alla negoziazione del contratto pluriennale. Ben preparato e senza pressioni temporali (il volo di ritorno era previsto per il giorno successivo), il manager ha discusso in modo costruttivo. Alla fine della giornata è stato raggiunto un accordo di massima, in cui ciascuna parte ha potuto discutere in buone condizioni.

In serata, il team è rimasto a Milano. Hanno potuto fare una pausa e mettere a punto le loro presentazioni per il forum del giorno successivo, invece di dover fare un viaggio di ritorno in ritardo. Una buona notte di sonno li prepara per l’ultima tappa.

Giorno 3 – Milano ✈ Parigi (forum)

Volo di ritorno: La mattina presto l’aereo decolla nuovamente da Milano. Alle 8.30 atterra a Parigi-Le Bourget. Un veicolo attende sulla pista per portare il gruppo al forum, che inizia in mattinata.

Intervento al forum: alla fine della mattinata, l’Amministratore Delegato sale sul palco di fronte ai decisori pubblici e agli investitori. Ha pronunciato il suo messaggio in modo chiaro ed entusiasta, senza che la stanchezza ne abbia danneggiato la performance. Il suo discorso ha colto nel segno e gli ha permesso di allacciare contatti preziosi durante il pranzo che è seguito.

Chiusura: alla fine del pomeriggio, la missione si è conclusa con il ritorno alla sede centrale dell’azienda. I tre obiettivi iniziali erano stati raggiunti senza problemi. Il manager è tornato al suo team il giorno successivo, pronto a capitalizzare questi successi, senza dover recuperare le lunghe ore di viaggio.

Risultati osservati

Tempo risparmiato: scegliendo l’aviazione d’affari, il dirigente ha risparmiato l’equivalente di due giorni lavorativi che altrimenti sarebbero andati persi in viaggi e attese. Queste ore non sono state risparmiate solo sulla carta: sono state reinvestite in strategia, preparazione e analisi durante la missione. Invece di rimanere bloccato in un aeroporto o in un aereo senza poter fare progressi sui suoi dossier, il CEO ha utilizzato questo tempo per mettere a punto le sue trattative e affinare le sue decisioni. Nell’arco dell’intero tour, si può stimare che grazie al jet privato siano state evitate circa 15-16 ore di transito, tempo utile che ha contribuito direttamente al successo delle tre riunioni.

Continuità di lavoro: la scelta del jet privato ha garantito una notevole continuità di lavoro durante tutto il viaggio. La cabina spaziosa e silenziosa del Citation CJ4 ha funzionato come una vera e propria sala riunioni volante, permettendo al team di tenere sessioni di lavoro a mezz’aria. Documenti sparsi sul tavolo, telefonate riservate effettuate dal sedile del club, correzioni dell’ultimo minuto a un contratto: tutto questo non sarebbe stato possibile su un normale volo commerciale. Grazie alla connessione Wi-Fi e all’ambiente privato, il dirigente è riuscito a rimanere produttivo tra una tappa e l’altra, mentre altri avrebbero sofferto di periodi di inattività forzata. Alcuni studi hanno addirittura dimostrato che la produttività dei dirigenti in viaggio può essere moltiplicata da 5 a 7 quando i voli sono effettuati con un business jet.

Impatto sulla qualità delle discussioni: arrivare riposati e perfettamente preparati ha un impatto diretto sulla qualità delle riunioni. Il dirigente, libero dallo stress e dalla stanchezza solitamente associati ai viaggi veloci, ha potuto affrontare ogni riunione con la massima concentrazione e un atteggiamento positivo. Questo ha influito sul tono delle trattative: sia a Stoccarda che a Milano, le discussioni si sono svolte in un’atmosfera costruttiva, senza nervosismi o fretta dovuti a possibili ritardi. Allo stesso modo, al forum di Parigi, l’approccio fresco dell’oratore ha reso il suo discorso più chiaro e convincente. In breve, il dirigente ha potuto dare il massimo in ogni fase, ottenendo decisioni più precise e una migliore capacità di ascolto dei suoi interlocutori.

Controllo dell’immagine e della riservatezza: l’ aviazione d’affari ci ha anche permesso di mantenere il controllo sulla storia di questo viaggio. A differenza di un viaggio commerciale, questo viaggio è rimasto completamente sottotraccia: nessuna presenza nelle affollate sale d’imbarco, nessuna possibilità di imbattersi in un concorrente o in un giornalista curioso durante una coincidenza. Questa discrezione organizzativa è stata una carta vincente per preservare la riservatezza delle trattative in corso. Più in generale, viaggiare in jet privato offre una protezione quasi assoluta da occhi indiscreti o dallo spionaggio industriale. Nell’ambito di questa missione, il dirigente ha potuto viaggiare in incognito, senza attirare l’attenzione di media e speculatori.

Cosa ricorda il team di gestione

Per l’amministratore delegato e il suo team, questo tour di successo evidenzia che il valore aggiunto non risiede solo nell’aereo in sé, ma soprattutto nel modo in cui la missione è stata orchestrata dall’inizio alla fine. Ecco le lezioni che hanno imparato:

• Un team dedicato: Avere un unico interlocutore all’indirizzo AEROAFFAIRES ha fatto la differenza. Dal primo contatto al feedback finale, questo consulente ha monitorato il progetto e ha adattato ogni dettaglio in tempo reale. Il management ha apprezzato particolarmente il fatto di poter contare su un servizio 24/7, consapevole dell’importanza strategica di ogni volo.
• Anticipare gli imprevisti: nulla è stato lasciato al caso nei preparativi. Slot aeroportuali sicuri, piano B in caso di maltempo, orari flessibili pianificati fin dall’inizio… Questa capacità di anticipazione ha rassicurato il manager, che sapeva che in caso di imprevisti le soluzioni erano già pronte. Ciò contrasta con i viaggi tradizionali, dove il minimo granello di sabbia (ritardo, sciopero) può compromettere tutto.
• Fluidità organizzativa: infine, la fluidità della sequenza degli eventi è stata considerata un grande vantaggio. Il calendario di ogni riunione poteva essere rispettato o adattato senza problemi, eliminando un enorme peso mentale. Il fatto di non doversi preoccupare della logistica ha permesso all’amministratore delegato di rimanere concentrato sulle sue decisioni e al suo team di concentrarsi sul contenuto piuttosto che sul contenitore. In breve, la flessibilità del sistema ha aumentato l’efficienza collettiva.

Come dice l’assistente esecutivo che ha organizzato il viaggio:

“La differenza sta nei dettagli. Il fatto di poter modificare l’orario di partenza da Milano di quaranta minuti il giorno prima ci ha permesso di concludere la trattativa senza fretta. Questo livello di flessibilità fa davvero la differenza per l’efficienza del manager”

Tabella di confronto: aviazione d’affari vs. voli commerciali

Criteri	Voli commerciali (Parigi Stoccarda Milano Parigi)	Aviazione d’affari con AEROAFFAIRES	Impatto sul dirigente
Tempo totale di viaggio in 3 giorni	circa 21 ore di trasporto (trasferimenti, imbarchi, coincidenze)	circa 7 ore e 30 di trasporto cumulativo	2 giorni lavorativi risparmiati
Orario	Fisso, in base ai voli di linea	Adattabile agli orari effettivi del manager	Maggiore flessibilità e tranquillità
Riservatezza	Bassa, aree pubbliche	Alta, terminali privati dedicati	Protezione di documenti e conversazioni
Collegamenti intraeuropei	A volte con scali o coincidenze	Diretto	Mantenimento della concentrazione tra le riunioni
Preparazione delle riunioni in viaggio	Ambiente difficile e inadatto	Cabina silenziosa, connessione in volo	Lavoro continuo senza pause
Coordinamento a terra	Da organizzare separatamente in ogni città	Autisti e trasferimenti gestiti da AEROAFFAIRES	Eliminazione degli attriti logistici
Impatto fisico e carico di lavoro mentale	Aumento della stanchezza, variabilità dei pericoli	Viaggi più fluidi, arrivi riposati	Miglioramento della qualità degli scambi

Conclusioni

In questo contesto, l’aviazione d’affari non è solo un comodo capriccio, ma un vero e proprio strumento per ottimizzare i tempi di lavoro e il processo decisionale. Come dimostrato da questo caso di studio, per un manager alle prese con un’agenda internazionale critica, il noleggio di un jet privato ha trasformato un vincolo in un vantaggio competitivo. I tre obiettivi strategici sono stati raggiunti senza compromessi, laddove i normali viaggi commerciali avrebbero probabilmente costretto a scelte o causato ritardi dannosi.

AEROAFFAIREScon oltre 30 anni di esperienza nel settore dell’aviazione privata, la società assiste regolarmente alti dirigenti, assistenti esecutivi, project manager, gruppi industriali e attori istituzionali nelle loro esigenze di viaggio strategico. Dalla sua creazione nel 1991, questo broker ha organizzato più di 45.000 voli su misura, trasportando oltre 120.000 passeggeri business in tutto il mondo. Ogni missione è unica ed è oggetto di una preparazione meticolosa: tutto è studiato per ridurre gli attriti e preservare ciò che conta davvero per il cliente: il suo tempo, la sua disponibilità, la sua preparazione e la sua sicurezza.

In breve, utilizzare l’aviazione d’affari in una situazione come questa non significa prendere la strada più facile: si tratta di investire inefficienza. Il dirigente del nostro caso di studio ha potuto trascorrere tre giorni intensi, sempre al 100% della capacità, e la sua azienda ne sta già raccogliendo i frutti in termini di progetti portati a termine e decisioni prese più rapidamente. Questo scenario si ripete oggi in molte organizzazioni che comprendono che il tempo risparmiato nei viaggi è tempo reinvestito nella creazione di valore.

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